Työnantajarekisteri: mikä se on ja milloin yrityksen on liityttävä?
Yrityksen rekisteröityminen työnantajarekisteriin on yksi palkkoja maksavan työnantajan velvollisuuksista. Mutta onko kaikkien yritysten pakko rekisteröityä, ja mitä tarkoittaa säännöllinen työnantaja? Lue lisää työnantajarekisteristä ja siitä, miten ja milloin rekisteröityminen tehdään.
Mikä on työnantajarekisteri?
Työnantajarekisteri on Verohallinnon ylläpitämä rekisteri, joka sisältää tiedot kaikista säännöllisesti palkkaa maksavista työnantajista Suomessa. Rekisteriin ilmoittautuminen on pakollista yrityksille, jotka maksavat palkkaa vähintään kahdelle työntekijälle tai yhdelle vakituiselle ja useammalle tilapäiselle työntekijälle.
Rekisteröityminen mahdollistaa muun muassa ennakonpidätysten ja työnantajamaksujen, kuten työeläke- ja tapaturmavakuutusmaksujen, asianmukaisen käsittelyn. Työnantajarekisterin tietoja käytetään verotuksen lisäksi muun muassa tilastoinnissa.
Kenen täytyy kuulua työnantajarekisteriin?
Kaikkien säännöllisten työnantajien täytyy ilmoittautua työnantajarekisteriin. Säännölliseksi työnantajaksi luokitellaan seuraavat yritykset, yritysmuodosta riippumatta:
- Yritys maksaa vakituisesti palkkaa kahdelle tai useammalle työntekijälle.
- Yritys maksaa vakituisesti palkkaa yhdelle työntekijälle ja lisäksi yhdelle tai useammalle tilapäiselle tai lyhytaikaiselle työntekijälle.
- Yritys maksaa palkkaa samanaikaisesti vähintään kuudelle työntekijälle, vaikka heidän työsuhteensa olisivat tilapäisiä tai lyhytaikaisia.
Suurin ero työnantajarekisteriin kuuluvien ja rekisterin ulkopuolella olevien yritysten välillä on kuukaudet, jolloin palkkoja ei makseta. Satunnaiseksi työnantajaksi luokiteltavan yrityksen ei tarvitse liittyä työnantajarekisteriin. Satunnaisesti palkkoja maksava työnantaja on yritys, jolla on ainoastaa yksi työntekijä vakituisessa työsuhteessa tai palveluksessaan 1-5 työntekijää, joiden työsuhde ei kestä koko kalenterivuotta.
Näin liityt työnantajarekisteriin
Mikäli yrityksesi maksaa säännöllisesti palkkaa kahdelle tai useammalle työntekijälle, tulee yritys rekisteröidä Verohallinnon työnantajarekisteriin. Aloittava yrittäjä voi liittyä työnantajarekisteriin joko ensimmäisen työntekijän palkkaamisen tai yrityksen perustamisilmoituksen yhteydessä, mutta myös myöhemmin säännöllisen palkanmaksun alkaessa.
Toiminimellä toimiva yrittäjä tai maataloudenharjoittaja voi aloittaa yritystoimintansa OmaVerossa, kun taas osakeyhtiö, avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö tulee perustaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) palvelussa. Työnantajarekisteriin liittyminen onnistuu YTJ:n sivuilta tunnistautumalla palveluun. Rekisteröidyttyäsi YTJ:n kautta työnantajarekisteriin, tieto välitetään automaattisesti Verohallinnolle.
Tulorekisteriin tehtävät palkkailmoitukset
Jokaisen yrityksen täytyy ilmoittaa maksetut palkkatiedot tulorekisteriin riippumatta siitä, onko yritys työnantajarekisterissä vai ei. Maksetut palkkatiedot siirtyvät tulorekisterin kautta Verohallinnolle, joka ylläpitää työnantajarekisteriä.
Jos yritys kuuluu työnantajarekisteriin ja jonain kuukautena ei maksa palkkaa, tulee muutoksista aina tehdä erillisilmoitus. Jos yrityksesi ei ole rekisterissä, sinun ei tarvitse ilmoittaa palkkojen maksamattomuudesta. Voit tarkistaa oman rekisteröitymisen ja muiden yritysten tilanteen YTJ:n verkkosivuilta.
Henkilöstövuokraus vaihtoehtona yrittäjyydelle
Mikäli työnantajarekisteriin ilmoittautuminen, palkkakulujen raportoiminen ja muut työnantajan velvollisuudet aiheuttavat päänvaivaa, voi henkilöstövuokraus olla sinulle sopiva vaihtoehto. Henkilöstövuokraus tarkoittaa käytännössä, että olet työnantajan sijaan henkilöstöpalveluyrityksen työntekijä ja toimit kevyemmässä palvelun ostajan roolissa. Tässä tapauksessa sinun ei tarvitse rekisteröityä työnantajarekisteriin, sillä toimintasi keskittyy työntekijöiden perehdyttämiseen ja henkilöstöpalveluyrityksen laskujen maksamiseen.
Miten henkilöstövuokraus toimii?
Olemme laatineet usein henkilöstövuokrauksesta kysyttyjen kysymysten pohjalta kattavan vuokratyön ostajan oppaan. Oppaassa kerromme vastauksia esimerkiksi siihen, miten henkilöstövuokraus käytännössä tapahtuu, mitkä asiat ovat Eezyn ja mitkä asiakkaan vastuulla ja miten henkilöstövuokraus hinnoitellaan.
