Työnantajan velvollisuudet
Työnantajilla on palkanmaksun lisäksi myös lukuisia muita velvoitteita työntekijöitään ja viranomaisia kohtaan. Lakisääteiset työnantajan velvollisuudet turvaavat työntekijän oikeuksia ja varmistavat työntekijän terveydenhuollon ja eläketurvan. Tutustu yleisimpiin työnantajaa koskeviin velvollisuuksiin tältä sivulta.
Millaisia velvollisuuksia työnantajalla on?
Työnantajalla on Suomessa useita lakisääteisiä velvollisuuksia, joista valtaosa on voimassa jo heti ensimmäisen työntekijän palkkaamisesta lähtien.
Työnantajan velvollisuuksien tarkoituksena on toimia työntekijän terveyden ja turvallisuuden edistämiseksi sekä kattaa sairaanhoidon ja eläkkeiden kustannuksia. Lisäksi työnantaja on velvollinen toimittamaan ennakonpidätyksen työntekijöidensä palkasta Verohallinnolle ja vakuuttamaan työntekijänsä.
Työterveyshuollon tarjoaminen
Työnantajana olet työterveyshuoltolain mukaan velvollinen tarjoamaan työntekijöillesi vähintään ehkäisevää työterveyshuoltoa. Monet työnantajat tarjoavat kuitenkin työntekijöilleen laajemman työterveyshuollon, joka sisältää myös sairaanhoidon ja mahdollisuuden työterveyslääkärin- tai hoitajan palveluihin pääsemiseen.
Työterveyshuollon hankkiminen on mahdollista julkiselta tai yksityiseltä palveluntarjoajalta, ja palvelusopimuksen laajuuden neuvottelu on yrittäjän omalla vastuulla.
Pystyt kuitenkin hakemaan korvauksia työterveyshuollon kustannuksista Kelalta, mikäli toimit hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaisesti ja syntyneet kustannukset ovat aiheellisia, määrältään kohtuullisia ja yrityksesi on maksanut ne kokonaisuudessaan. Korvauksia on mahdollista saada korkeintaan 50 tai 60 prosenttia terveydenhuollon kustannusten laskennallisesta enimmäismäärästä.
Työehtosopimus
Työehtosopimus määrittää vähimmäisehdot, joita työsuhteessa tulee soveltaa palkkojen, työaikojen, pyhäkorvausten, lomien ja muiden tekijöiden osalta. Suomessa ei ole yleistä työehtosopimusta, vaan työehtosopimukset sovitaan alakohtaisesti.
Työehtosopimus vaikuttaa kaikkien alalla toimivien työnantajien velvollisuuksiin, mikäli työehtosopimus on yleissitova. Normalisoitava työehtosopimus vaikuttaa velvollisuuksiin, mikäli yritys on itse allekirjoittanut sen tai kuuluu tämän allekirjoittaneeseen järjestöön.
Mikäli työehtosopimus velvoittaa yritystäsi, et voi työnantajana sopia työehtosopimusta matalampaa palkkaa tai muita sopimusta heikompia ehtoja. Voit kuitenkin aina sopia työehtosopimusta paremmat ehdot, olipa kyseessä sitten korkeampi palkka tai pidempi loma-aika.
Työehtosopimusten noudattaminen onnistuu helposti käyttämällä alakohtaisia valmiita työsopimuslomakkeita. Mikäli et ole varma alallasi käytettävästä työehtosopimuksesta tai tämän velvoittavuudesta, voit tiedustella asiaa työsuojeluviranomaisilta tai mahdollisesta työnantajaliitostasi.
Työpaikan turvallisuus
Työnantaja on vastuussa yrityksen työntekijöiden työturvallisuudesta ja työturvallisuuslain noudattamisesta.
Työturvallisuudesta huolehtiminen koostuu työympäristön riskien suunnitelmallisesta kartoittamisesta ja minimoinnista. Jokainen työntekijä tulee perehdyttää turvalliseen toimintaan työpaikalla ja mahdollisten työvälineiden turvalliseen käyttöön.
Yrityksesi toimialasta riippuen saatetaan työssä edellyttää myös erilaisten henkilösuojainten käyttöä. Osana riskien minimointia on tässä tapauksessa suojainten käytön valvonta ja turvallisuusstandardien mukaisten suojaimien hankinta.
Turvallinen työympäristö edistää työntekijöiden hyvinvointia ja minimoi yrityksille koituvia kustannuksia vähentämällä sairauspoissaolojen määrää.
Työntekijän perehdyttäminen
Työntekijän riittävä perehdyttäminen työhön ja työympäristöön on työnantajan velvollisuus.
Ennen ensimmäisen työntekijän palkkaamista, kannattaa suunnitella millä tapaa perehdytys toteutetaan. Alussa joudut todennäköisesti itse perehdyttämään palkkaamasi työntekijät, kun myöhemmin vastuu perehdytyksestä voidaan siirtää kokeneemmille työntekijöille.
Huomioi ennen työntekijän palkkausta myös rekrytoinnin osuus työntekijästä syntyvistä kokonaiskustannuksista.
Työntekijän perehdyttäminen työhön on velvollisuutesi myös henkilöstövuokrausta tai kevytyrittäjien palveluita käytettäessä. Perehdyttämisvelvollisuudesta huolimatta edellä mainitut muodot tuovat joustavuutta työvoiman palkkaamiseen.
Palkanmaksu ja ennakonpidätys
Palkanmaksu työntekijälle tekemänne työsopimuksen mukaisesti kuuluu työnantajan velvollisuuksiin. Palkanmaksun yhteydessä työnantajan tulee pidättää bruttopalkasta ennakonpidätys ja toimittaa tämä Verohallinnolle työntekijän puolesta.
Ennakonpidätys pidätetään työntekijän toimittaman verokortin sisältämän henkilökohtaisen ennakonpidätysprosentin mukaisesti. Mikäli työntekijäsi ei toimita verokorttia ennen palkanmaksua, tulee ennakonpidätysprosentiksi automaattisesti 60 prosenttia.
Sairausvakuutus ja työttömyysvakuutus
Työnantaja maksaa lisäksi työnantajan sairausvakuutusmaksua, jolla katetaan sairausvakuutusjärjestelmän kuluja ja työterveyshuollon korvauksia.
Sairausvakuutuksen määrä riippuu yrityksesi maksamien palkkojen yhteismäärästä, maksuprosentin vaihdellessa vuosittain. Sairausvakuutusmaksun määrä ja siitä tehtävät vähennykset ilmoitetaan tulorekisteriin.
Lisäksi sinun tulee työnantajana maksaa työttömyysvakuutusmaksuja, mikäli maksat työntekijöillesi vuoden aikana palkkoja yli 1500 euron edestä. Sairausvakuutusmaksun tavoin myös työttömyysvakuutusmaksu on prosentuaalinen ja riippuu maksettujen palkkojen yhteismäärästä.
Myös työntekijä osallistuu työttömyysvakuutusmaksun maksamiseen, työnantajan pidättäessä osuuden bruttopalkasta. Työttömyysvakuutusmaksut maksetaan Työllisyysrahastolle, joka laskuttaa yritystäsi tulorekisterin tietojen mukaisesti.
Palkallinen sairausloma
Työntekijän sairastuessa työnantaja on velvollinen maksamaan palkkaa omavastuuajan, eli sairastumispäivän (jos kyseessä on työpäivä) ja tätä seuraavat 9 arkipäivää.
Mikäli sairaus jatkuu tätä pidempään, alkaa Kela maksamaan sairauspäivärahaa, eikä työnantaja ole velvollinen maksamaan palkkaa.
Velvollisuudet ensimmäisen työntekijän palkkaamisessa
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on yritykselle aina suuri kynnys, sillä työntekijän edellyttämät rakenteet on luotava tyhjästä tai hankittava ulkopuoliselta toimijalta. Harkitse ennen ensimmäisen työntekijän palkkaamista tarkasti, onko tarve työntekijälle pysyvää, vai olisiko aluksi parempi kokeilla kevyempää työllistämisen muotoa.
Henkilöstövuokraus ja kevytyrittäjyys tarjoavat joustavan tavan hankkia työntekijöitä, ilman pidempiaikaisia velvoitteita.
Työnantajaksi rekisteröityminen
Maksaessasi säännöllisesti palkkaa kahdelle tai useammalle työntekijälle, olet velvollinen liittymään Verohallinnon ylläpitämään työnantajarekisteriin. Myös lyhytaikaisten ja tilapäisten työsuhteiden myötä on liityttävä työnantajarekisteriin, jos maksat vuoden aikana palkkaa vähintään kuudelle työntekijälle.
Voit liittyä työnantajarekisteriin jo ensimmäisen työntekijän palkkaamisen kohdalla tai yritystä perustettaessa vapaaehtoisesti, mutta sinua ei velvoiteta tähän. Mikäli kuitenkin liityt rekisteriin vapaaehtoisesti, alkaa palkkatietojen ilmoitusvelvollisuus heti, vaikka et todellisuudessa vielä maksaisi palkkoja.
Työnantajarekisteriin liittyminen tapahtuu Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän eli YTJ:n sivuilta tunnistautumalla, josta tieto välitetään automaattisesti Verohallinnolle.
Työnantajan lakisääteiset vakuutukset
Työnantajana olet velvollinen hankkimaan työntekijöillesi lakisääteisen työeläkevakuutuksen ja työtapaturmavakuutuksen.
Eläkevakuutusmaksu – TyEL
Yrityksesi työllistäessä 17-67-vuotiaita työntekijöitä, tulee yrityksesi huolehtia työntekijöiden TyEL- eli työeläkevakuutuksesta. Jos yrityksessäsi on jatkuvasti palkattuna työntekijöitä, teet vakuutussopimuksen valitsemasi työeläkeyhtiön kanssa. Sinun tulee myös ilmoittaa työeläkeyhtiöstä työntekijöillesi.
TyEL maksu on vuonna 2024 25,12 prosenttia työntekijän palkasta, josta työntekijä maksaa 7,15-8,65 prosenttia ja yrityksesi loput. Työntekijän osuus on 53-62-vuotiailla 8,65 prosenttia ja muilla 7,15 prosenttia.
Työtapaturmavakuutus
Työtapaturma- ja ammattitautivakuutus on lakisääteinen vakuutus, mikäli yrityksesi maksaa kalenterivuoden aikana palkkaa yli 1500 euroa.
Vakuutus otetaan valitsemastasi vahinkovakuutusyhtiöstä. Se korvaa työntekijän tapaturmaisen loukkaantumisen työssä tai työmatkalla sekä ammattitautiin sairastumisen.
Ryhmähenkivakuutus
Joidenkin toimialojen yleissitovat työehtosopimukset edellyttävät muiden vakuutusten lisäksi työntekijäin ryhmähenkivakuutuksen ottamista.
Ryhmähenkivakuutus tarjoaa turvaa työntekijän puolisolle ja lapsille kuolintapauksessa työssä ja vapaa-ajalla. Vakuutus otetaan samasta yhtiöstä kuin työtapaturmavakuutus ja sen hinta on alle 0,1 prosenttia maksetusta palkasta.
Henkilöstövuokraus kevyempänä vaihtoehtona
Työnantajan velvollisuudet aiheuttavat huomattavia kustannuksia palkkakulujen lisäksi, ja velvollisuuksista syntyy myös runsaasti ylimääräistä selvitystyötä ja päänvaivaa.
Henkilöstövuokraus on kevyempi vaihtoehto oman työntekijän palkkaamiselle, joka mahdollistaa paremman joustavuuden, helposti ennakoitavat kustannukset ja vähentää työnantajan velvollisuuksien määrää.
Henkilöstövuokrauksessa vuokratyöntekijä työllistyy henkilöstöpalveluyritykselle, kuten Eezy Henkilöstöpalveluille, jolloin olet työnantajan sijaan palvelun ostajan asemassa. Tällöin et joudu huolehtimaan vakuuttamisesta tai työterveyshuollon järjestämisestä. Riittää, että perehdytät työntekijät ja maksat henkilöstöpalveluyrityksen lähettämät laskut.
