Työnhakija-asiakkaiden tietosuojaseloste, Eezy VMP

Päivitetty 12.7.2023

1 Rekisterinpitäjä

Eezy VMP Oy (jäljempänä ”Eezy”)
y-tunnus: 2514701-7
Lemminkäisenkatu 34, 20520 Turku

Tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö: tietosuoja@eezy.fi

2 Tietosuojaselosteen kuvaus

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kuvata Eezy VMP Oy:n työnhakijoille mitä henkilötietoja heistä kerätään, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Eezy VMP Oy on osa Eezy Oyj konsernia ja tässä selosteessa ”Eezy” viittaa Eezy VMP Oy:öön sekä kaikkiin yhtiöihin, jotka ovat sen suorassa tai välillisessä omistuksessa tai määräysvallassa. Eezy ketjuun kuuluu franchising -yrityksiä, jotka voivat hakuvaiheessa käsitellä henkilötietoja käsittelijän roolissa ja työllistymisen jälkeen rekisterinpitäjänä. Eezyn henkilöstöpalveluiden tarkoituksena on yhdistää työnhakijoita ja työnantajia ja tätä tarkoitusta varten Eezy kerää työnhakijoista heidän työllistymistään ja oikeaa sijoittamistaan palvelevia tietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, jotka ovat käyttäneet Eezyn henkilöstöpalveluita.

3 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietojen kategorioita:

Henkilön perustiedot, esimerkiksi etu- ja sukunimet, yhteystiedot ja kansalaisuus.

Koulutustiedot, esimerkiksi tutkinnot, erityistaidot, osaamiset, kielitaito ym.

Työkokemus, esimerkiksi tiedot, kuten työlupa, työhistoria ja suosittelijat.

Työnhakuun ja työllistymiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi työnhaun tilanne, toiveet työpaikkaan liittyen, mahdolliset henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot, valokuva ja käytettävyystiedot, sekä mahdolliseen turvallisuusselvitykseen tarvittavat tiedot, että mahdolliset työnhakuun liittyvät kiinnostuksen kohteet.

Muut työnhakuasiakkuuden hoitamiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi ajokorttitiedot, julkishallinnon palvelutuotantoon liittyvät tiedot, toiminnan kehittämiseen liittyvät asiakaskokemuskyselyiden vastaukset, mahdollinen nimimerkki Eezyn verkkopalveluun (kuten keskustelufoorumille tai live chat palveluun), viestintälupaa koskevat tiedot ja lisäpalvelujen tarjontaan liittyvät tiedot.

Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.

4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Työnhakijaa koskevat henkilötiedot kerätään ja päivitetään ensisijaisesti työnhakijalta itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää esim. eezy.fi -työnhakulomake, asiointipalvelun CV-profiili, asiakaskokemuskyselyt ja muut palautelomakkeet. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muualta, kuten rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, työnhakua tukevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä tai viranomaisilta (esim. Fonecta).

Työnhakijan henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ilman rekisteröidyn suostumusta lainsäädännön sallimissa tilanteissa.

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on työnhakuprosessin hoitamisen muodostama oikeutettu etu ja siihen liittyvän sopimuksen täytäntöönpano.

Eezy käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseksi, jolloin henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Eezyn tai sen asiakkaan oikeutettujen etujen toteuttaminen. Työnhakija voi halutessaan antaa suostumuksen tietojen säilyttämiselle myös rekrytointia koskevan menettelyn jälkeiselle ajalle. Mikäli työnhakija valitaan, henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on työsopimuksen täytäntöön paneminen ja työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen työnhakijan pyynnöstä.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän työnhakijaviestinnän toteuttamiseksi. Viestintää voidaan kohdistaa työnhakijoihin esimerkiksi sähköisesti, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tiedottaa työnhakijoita rekisterinpitäjän ajankohtaisista asioista sekä tarjota työnhakijoille työnhakuun, työelämään ja erilaisiin työtehtäviin liittyviä etuja ja tietoa. Työnhakijalla on oikeus kieltäytyä työnhakijaviestinnän vastaanottamisesta itselleen parhaiten sopivammalla tavalla:

• klikkaamalla asiakasviestissä/uutiskirjeessä olevaa lähettämisen kieltolinkkiä
• tai olemalla yhteydessä omaan EEZY-yhteyshenkilöönsä
• tai hyödyntämällä asiointipalvelun CV-profiililta löytyvää kielto-oikeutta.

6 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Työnhakijan suostumuksella voidaan työnhaun kannalta tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa sellaiselle työnantaja-asiakkaalle, jonka toimeksiantoon työnhakija on ehdolla. Tarkempi taho käy ilmi joko avoimen paikan ilmoituksesta tai ilmoitetaan rekisteröidylle rekrytointiprosessin aikana. Eezy ohjeistaa asiakkaitaan poistamaan työnhakijoiden henkilötiedot aina, kun ne muuttuvat tarpeettomiksi. Lisäksi työnhakijan henkilötietoja voidaan rekisteröidyn suostumuksella luovuttaa muille Eezy-konsernin yrityksille työllistämistä edistäviin tarkoituksiin.

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille Eezyn franchise-yrityksille ja muille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

Jos työnhakija työllistyy työnhakuprosessin tuloksena, työnhakija tekee työsopimuksen Eezy -konserniyrityksen tai Eezy VMP Oy-franchiseketjuun kuuluvan paikallisyrityksen kanssa. Eezy VMP Oy luovuttaa työtehtävään valitusta työnhakijasta työsuhteen kannalta tarpeelliset henkilötiedot kyseiselle yritykselle. Työnhakijan henkilötietojen luovuttaminen Eezy VMP Oy:lta paikallisyritykselle perustuu työsopimuksen täytäntöön panemiseen ja työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen työnhakijan pyynnöstä

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

7 Henkilötietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän sisäisen verkon käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.

8 Henkilötietojen säilytysaika

Työnhakijan henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään yhden vuoden ajan työnhaku- tai rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Yhden vuoden säilytysaika perustuu työhönottotilanteessa soveltuviin kanneaikoihin, kuten naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetun lain mukaiseen kanneaikaan.

Potentiaalisten työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään mahdolliseen yhteydenottoon asti, jolloin henkilö joko siirtyy työnhakijaksi tai tiedot poistetaan. Työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan, jonka jälkeen niiden työnhakijoiden, jotka eivät tulleet valituksi, henkilötietoja säilytetään 1 vuotta siitä, kun valinta on tehty mahdollisten oikeusvaateiden vuoksi. Työnhakijan, joka tulee valituksi Eezyn palvelukseen, tietojen käsittelyä jatketaan työsuhteen perusteella.

9 Työnhakijan oikeudet

Työnhakijalla on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

1. Työnhakijalla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista.
2. Työnhakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Työnhakijan pyyntö poistaa henkilötiedot rekisterinpitäjän järjestelmästä kesken työnhakuprosessin tarkoittaa samalla työnhakuprosessin keskeyttämistä kyseisen työnhakijan kohdalla.
3. Työnhakijalla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
4. Työnhakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
5. Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos työnhakija katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

Yllä mainittujen kohtien 1-3 oikeuksien toteuttaminen onnistuu työnhakijan henkilökohtaisten tunnusten avulla eezy.fi -asiointipalvelussa, jonne kirjautumalla on omien tietojen katselu, muokkaaminen, siirtäminen ja poistaminen mahdollista. Mikäli teknisestä virheestä tai jostakin muusta syystä yllä kerrotut toimet eivät ole mahdollisia, niin henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti Eezyn toimesta.

Vaihtoehtoisesti työnhakija voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

10 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan osoitteessa https://www.eezy.fi/tietosuoja-ja-kayttoehdot. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee työnhakijoita tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.