Markkinoinnin ja asiakashankinnan tietosuojaseloste

2 Tietosuojaselosteen kuvaus

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 ja tietosuojalain (1050/2018) artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee kaupalliseen asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, rekisterinpitäjän palvelujen tuottamiseen ja personointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin sekä asiakasviestintään ja profilointiin liittyviä tietoja.

Rekisteröityjen ryhmä koostuu:

• Potentiaalisista asiakkaista, asiakkaista ja sidosryhmistä
• Kuluttajista, jotka käyttävät tai harkitsevat rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvan yrityksen tarjoamia kaupallisia palveluiden käyttämistä
• Kuvauksiin ja referenssikohteisiin liittyvistä henkilöistä
• Rekisterinpitäjän verkkosivustojen käyttäjät

Emme käytä rekisterinpitäjän työntekijöiden tai -hakijoiden, Kevytyrittäjien tai valmennuskurssiasiakkaiden tietoja sähköiseen suoramarkkinointiin muiden palveluiden puolesta, ellei rekisteröity ole antanut tähän erillistä suostumusta. Voimme kuitenkin kohdentaa ko. rekisteröidyille palveluihin liittyvää asiakasviestintää tai markkinointia käytössä olevaan palveluun tai toimintoon liittyen.

3 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietojen kategorioita:

Potentiaalisista asiakkaista, asiakkaista ja sidosryhmistä

• Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, esimerkiksi nimi, syntymäaika, yhteystiedot, rekisteröidyn ammatti tai titteli ja kieli
• Asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, kuten tapaamiset, puhelut, ostetut palvelut
• Markkinointi- ja myynninedistämistoimiin liittyvät tiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, markkinointitoimenpiteet (mm. markkinointiarpajaistiedot ja niiden osallistumistiedot) ja erilaisten lomakkeiden avulla kerätyt tiedot
• Asiakastapahtumiin liittyvät tiedot, kuten ruokavaliot, palautteet, tapahtumien taltiot tai kuvamateriaalit
• Sähköisten palvelujen käyttämiseen liittyviä tietoja, kuten uutiskirjeen tilaaminen ja rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (mm. selain ja sen versiot, IP-osoite ja sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt rekisterinpitäjän sivuille) ja evästeet niiden sisältäessä henkilötietoja sekä palvelun ominaisuuksien käyttötiedot (lue lisää evästekäytännöstämme).
• Rekisteröidyn ilmoittamat mielenkiinnon kohteet
• Käyttäjätunnus ja salasana
• Toiminnan kehittämiseen liittyvät asiakaskokemus- ja muiden kyselyiden vastaukset
• Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.

Potentiaaliset kuluttaja-asiakkaat ja kuluttaja-asiakkaat

• Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, syntymäaika tai ikä, yhteystiedot, rekisteröidyn ammatti ja kieli
• Markkinointi- ja myynninedistämistoimiin liittyvät tiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, markkinointitoimenpiteet (mm. markkinointiarpajaistiedot ja niiden osallistumistiedot) ja erilaisten lomakkeiden avulla kerätyt tiedot
• Markkinointi- ja asiakastapahtumiin liittyvät tiedot, kuten ruokavaliot, palautteet, tapahtumien taltiot tai kuvamateriaalit
• Sähköisten palvelujen hoitamiseen liittyviä tietoja, kuten uutiskirjeen tilaaminen ja rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (mm. selain ja sen versiot, IP-osoite ja sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt rekisterinpitäjän sivuille) ja evästeet niiden sisältäessä henkilötietoja sekä palvelun ominaisuuksien käyttötiedot
• Rekisteröidyn ilmoittamat mielenkiinnon kohteet
• Käyttäjätunnus ja salasana
• Toiminnan kehittämiseen liittyvät asiakaskokemus- ja muiden kyselyiden vastaukset
• Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.

Kuvauksiin ja referenssikohteisiin liittyvistä henkilöistä

• Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, esimerkiksi nimi, syntymäaika, osoite ja puhelinnumero, rekisteröidyn ammatti ja yritys, jossa henkilö työskentelee
• Rekisteröidystä laadittu sisältö, kuten valokuva, videokuva tai äänitallenne
• Kuvausten hoitamiseen liittyviä tietoja, kuten sähköpostiviestintä rekisterinpitäjän kanssa, ruokavaliotieto
• Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot

Rekisterinpitäjän verkkosivustojen käyttäjät

• IP-osoite
• Tieto Rekisterinpitäjän sivustoilta ladatuista sisällöistä ja sivustojen käytöstä
• Tieto Rekisterinpitäjän sivustoilta täytetyistä lomakkeista ja lomakkeilla annetuista tiedoista
• Evästeet
• Tieto interaktiivisiin sisältöihin reagoimisesta
• Tieto niistä laitteista, joilla sivustoa käytetään
• Käyttäjän muut yksilöintitunnukset, kuten salatussa muodossa olevat tiivistelmät
• Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.

4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää, sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän markkinointirekisterin lisäksi konserniin kuuluvien muiden yritysten rekistereistä, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden rekistereistä sekä yrityksiltä ja viranomaisilta, jotka tarjoavat henkilötietoja koskevia palveluja. Yhteisöjen edustajia koskevia tietoja voidaan kerätä myös kaupparekisteristä sekä yritysten verkkopalveluista tai muista julkisista lähteistä.

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelytarkoituksena on:

• Potentiaalisista asiakkaista, asiakkaista ja sidosryhmistä;
• Kuluttajista, jotka käyttävät tai harkitsevat rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvan yrityksen tarjoamia kaupallisia palveluiden käyttämistä; ja
• Rekisterinpitäjän verkkosivustojen käyttäjistä:
• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• Asiakasryhmien segmentointi
• Rekisterinpitäjän palveluiden tuottaminen, kehittäminen ja personointi
• Liiketoiminnan ja markkinoinnin toteuttaminen, suunnitteleminen ja kehittäminen
• Mielipide ja markkinointitutkimusten toteuttaminen

Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakasviestinnässä, jota toteutetaan myös sähköisesti ja kohdentaen

• Kutsuminen tilaisuuksiin ja tapahtumiin

Kuvauksiin ja referenssikohteisiin liittyvistä henkilöistä:

• Kuvan-, videon ja äänimateriaalin käyttäminen mainonnassa, markkinoinnissa ja viestinnässä sekä vastaavaa tarkoitusta varten

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin rekisterinpitäjän konserniin kulloinkin kuuluvien yhtiöiden ja rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin (muun muassa suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset). Tietojen luovutetaan yhteistyökumppaneille vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat markkinoinnin tietosuojaselosteen toiminta-ajatusta eivätkä ole tämän rekisterin käsittelytarkoitusten kanssa yhteen sopimattomia. Hyödynnämme uutiskirjeissämme seurantapikseleitä selvittääksemme avattujen uutiskirjeiden ja mainosten määrää sekä tavoittavuutta.

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen seuraavissa tapauksissa:

• Sähköinen suoramarkkinointi
• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• Markkinoinnin kehittäminen (kuten kohdentaminen)
• Verkkosivujen sisällön parantaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen seuraavissa tapauksissa:

• Kuvaukset ja referenssikohteet

Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun seuraavissa tapauksissa:

• Asemavaltuutukseen perustuva suoramarkkinointi / yritysasiakkaat

6 Profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen käsittelyä, jossa arvioidaan rekisteröidyn henkilökohtaisia ominaisuuksia, analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät rekisteröidyn käyttäytymiseen, mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin tai sijaintiin.

Eezy pyrkii luokittelulla ja profiloinnilla ymmärtämään ja ennustamaan rekisteröityä kiinnostavia palveluita ja toimintoja. Eezy käyttää luokitteluiden ja profiilien luomisessa erilaisia laskentamalleja, jotka voivat perustua yksinkertaisiin sääntöihin tai monimutkaisiin matemaattisiin malleihin. Laskentamallit perustuvat esimerkiksi uutiskirjeiden klikkauksiin, sekä kysely- ja tilastotietoihin. Profiloinnin perusteella Eezy voi kohdentaa verkkomainontaa. Eezy pyrkii profiloinnilla ymmärtämään rekisteröidyn kiinnostuksen kohteita.

Edellä mainitun kaltaisella profiloinnilla ei ole tietosuoja-asetuksessa tarkoitettuja oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia rekisteröidylle.

Eezy ei toteuta toiminnassaan tietosuoja-asetuksen artiklan 22 mukaista automatisoitua päätöksentekoa.

7 Henkilötietojen vastaanottajat, sekä luovutukset ja siirrot

Eezy Oyj tuottaa markkinointia ja käsittelee henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa tarkoituksissa henkilötietojen käsittelijänä kaikkien edellä kohdassa 1 mainittujen rekisterinpitäjinä toimivien Eezy Oyj-konserniyhtiöiden sekä Eezy-franchise-ketjun yritysten puolesta ja lukuun.

Henkilötietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat markkinointirekisterin toiminta-ajatusta, ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteen sopimaton tämän rekisterin käyttötarkoitusten kanssa.

Henkilötietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluville yrityksille tai rekisteröidyn yhteistyökumppaneille, jollei rekisteröity ole tätä erikseen kieltänyt. Henkilötietoja luovutetaan vain sellaiselle yhteistyökumppanille, joka on sitoutunut toimimaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Voimme käyttää Metan, Googlen, LinkedIN:n ja muiden mainonnan verkostojen mukautettuja kohderyhmiä kohdentaaksemme asiakkaillemme mainoksia heitä kiinnostavista aiheista. Mainonta toteutetaan mainonnan verkoston käytäntöjen mukaisesti. Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Mikäli et halua, että tietojasi käsitellään mukautetun kohderyhmän muodostamiseksi, ota meihin yhteyttä osoitteeseen tietosuoja@eezy.fi, jolloin lopetamme tietojesi käytön kohderyhmän muodostamiseksi.

Mukautettu kohderyhmä muodostetaan siten, että henkilöiden sähköpostiosoitteen  perusteella luodaan selaimessa salatut ja hajautetut tunnisteet, joiden avulla nämä tuodaan kohderyhmäksi Metaan, jonka asiakkaista on luotu vastaavat tunnisteet. Meta on sitoutunut käyttämään kohderyhmää ainoastaan rekisterinpitäjän markkinointiin eikä saa rekisterinpitäjältä tietoa siitä, kuka tunnisteen takana on ja miksi rekisteripitäjä hänelle haluaa markkinoida. Rekisterinpitäjä ei vastavuoroisesti saa tietoa siitä, mitkä Metalle välitetyt tunnisteet päätyvät lopulliseen kohderyhmään ja mille tunnisteille ei löydy Metasta vastinetta. Mikäli olet Metan asiakas, voit hallinnoida Metan näyttämää mainontaa Metan sovellusten asetuksissa.

Tietoja voidaan luovuttaa myös voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuen toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten silloin, kun henkilötiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon.

Mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voidaan tietoja luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille.

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Tiedonsiirto on mahdollista, mikäli Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä tai mikäli muita asianmukaisia suojatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että käsittelijällä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.

7 Henkilötietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Eezyn toimihenkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän sisäisen verkon  ja/tai järjestelmäkohtaisilla käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.

8 Henkilötietojen säilytysaika

• Potentiaalisista asiakkaista, asiakkaista ja sidosryhmistä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamista varten, kuten asiakassuhteen hoitamista varten, ellei rekisteröity ole erikseen perunut markkinointilupaansa.

• Kuluttajista, jotka käyttävät tai harkitsevat rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvan yrityksen tarjoamia kaupallisia palveluiden käyttämistä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamista varten, kuten asiakassuhteen hoitamista varten, ellei rekisteröity ole erikseen perunut markkinointilupaansa.

• Kuvauksiin ja referenssikohteisiin liittyvistä henkilöistä henkilötietoja säilytetään  sopimuksessa erikseen sovitun ajan.

• Rekisterinpitäjän verkkosivustojen käyttäjistä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin suostumus henkilötietojen käsittelylle on voimassa, kuitenkin enintään 14 kuukautta, jonka jälkeen henkilötiedot anonymisoidaan.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.
• Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojen käsittely suoramarkkinointiin
• Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn

Rekisteröity voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

10 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan, sähköpostitse ja verkkosivuillaan osoitteessa Tietosuojaselosteet – Eezy Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.