Väärinkäytösten ilmoituspalvelumme (Whistleblowing)
Haluamme toimia oikein
Eezyn toiminnan luotettavuus ja jatkuva kehittyminen sekä menestys rakentuvat eettisesti kestävään toimintaan, jonka perusperiaatteet on kirjattu vastuullisen liiketoimintamme sekä hyvän hallintotavan periaatteisiimme.
On tärkeää, että jokainen ilmoittaa epäilemästään mahdollisesta väärinkäytöksestä, joka ei ole Eezyn vastuullisen ja läpinäkyvän toimintatavan mukaista. Näin meillä on mahdollisuus estää tai oikaista kaikki väärinkäytökset, ehkäistä väärinkäytöksen aiheuttamia vahinkoja. Väärinkäytöksen ilmoittaminen antaa Eezylle mahdollisuuden kehittää omaan toimintaamme, jotta jatkossa havaittu väärinkäytös ei voi toistua. Sinulla ei tarvitse olla täydellisiä todisteita epäilystesi tueksi. Perusteltu epäilys mahdollisesta väärinkäytöksestä riittää, mutta ilmoitukset pitää tehdä rehellisesti ja vilpittömästi.
Voit kertoa huolestasi nimettömänä Eezyn väärinkäytösten ilmoituskanavan kautta. Tätä ylläpitää ulkopuolinen kumppani, WhistleB .
Nimettömän ilmoittamisen mahdollistava kanava löytyy osoitteesta https://report.whistleb.com/eezyext
Ilmoituskanavaan pääsee esimerkiksi tietokoneelta, tabletilta ja älypuhelimelta. Suosittelemme, että lähetät ilmoituksen laitteesta, joka ei ole yhteydessä intranettiimme.
Vastauksia mieltäsi mahdollisesti askarruttavin kysymyksiin löydät täältä:
✓ Väärinkäytösten ilmoittamisen ohjeet löytyvät tältä sivulta.
✓ Kysymyksiä ja vastauksia: (https://whistleb.com/faq/whistleblower)
✓ Miten lähetän viestin? -Katso lyhyt video
”WhistleB tarjoaa kolmannen osapuolen ilmoituspalvelun, joka takaa ilmoittajan nimettömyyden kommunikoinnissa työnantajan kanssa. Palvelu on täysin erillään työnantajan IT-järjestelmistä ja verkkopalveluista. WhistleB ei tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joilla voisi tunnistaa ilmoituksen lähettäjän. Kaikki raportit ovat salattuja ja vain nimetyt henkilöt voivat purkaa ne. WhistleB ei voi purkaa ja lukea raportteja.” WhistleB
Eezy väärinkäytösten ilmoittaminen ja selvittäminen
(Ilmoittajansuojelu – ilmoituskanava)
1. Johdanto – mitä väärinkäytösten ilmoittamisella (Ilmoittajansuojelu) tarkoitetaan ja miksi ilmoittaminen on tärkeää?
Työelämän unelmien toteuttamisen ytimessä on vastuullisuus. Johtamisemme ja yrityskulttuurimme perustuvat vastuullisuuteen, joiden tukemana kohtaamme työntekijämme ja asiakkaamme. Näiden arvojen varaan rakennamme tulevaisuuden Eezyn tekijöiden vuosikymmenellä.
Työllistymisen kysymyksien lisäksi haluamme olla vastuullisina toimijoina mukana kehittämässä työelämää oikeaan suuntaan. Koemme vastuullisuuden tärkeäksi myös palveluiden tuottamisessa asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme.
Väärinkäytösten ilmoituspalvelumme tarjoaa sinulle mahdollisuuden ilmoittaa Eezyn, sen organisaation tai Eezyn palveluksessa olevien henkilöiden epäillyistä väärinkäytöksistä luottamuksellisesti. Se on tärkeä työkalu riskien vähentämiseksi ja luottamuksen ylläpitämiseksi, koska se auttaa meitä havaitsemaan mahdolliset väärinkäytökset ja reagoimaan niihin varhaisessa vaiheessa.
Kuka tahansa voi tehdä Ilmoittajansuojelunlain ja Whistleblowing – direktiivin tarkoittaman väärinkäytösilmoituksen joko avoimesti tai nimettömästi.
2. Missä tilanteissa sinun kannattaa tehdä ilmoitus?
Eezyn väärinkäyttöepäilyn – ilmoituspalvelu voi auttaa meitä tiedostamaan ja ehkäisemään vakavia riskejä, jotka kohdistuvat yksittäisiin henkilöihin, yritykseen, yhteiskuntaan tai ympäristöön. Sen puitteissa käsitellään tiedot vakavista väärinkäytöksistä, jotka liittyvät seuraaviin aiheisiin:
✓ kirjanpito, sisäiset kirjanpitotarkastukset, tilintarkastukset sekä lahjonnan torjunta, pankki- ja talousrikokset
✓ yksityisuuden ja henkilötietojen käsittelyn ongelmat, verkko- ja tietojärjestelmien puutteet
✓ kuluttajansuojan toteutumiseen liittyvät ongelmat, tai kilpailunrajoitukset tai
✓ muut vakavat rikkomukset, jotka liittyvät yrityksen tai konsernin elintärkeisiin etuihin tai yksittäisten henkilöiden elämään tai terveyteen. kuten vakavat ympäristörikokset, suuret puutteet työpaikan turvallisuudessa ja erittäin vakava syrjintä tai häirintä.
Jos asia koskee tyytymättömyyttä työpaikalla tai johonkin muuhun asiaan liittyvää väärinkäytöstä, ota yhteyttä ensisijassa esihenkilöösi, koska näitä asioita ei voi tutkia Ilmoittajansuojelupain Väärinkäyttö -ilmoitusprosessin yhteydessä.
Raportoijalla ei tarvitse olla vankkoja todisteita väärinkäytöksestä ennen epäilystä ilmoittamista. Ilmoitukset tulisi kuitenkin tehdä rehellisesti ja vilpittömässä mielessä. Perusteetta tai kiusallaan tehty Väärinkäyttö -ilmoitus on vakava rikkomus.
3. Miten sinä voit tehdä ilmoituksen Eezylle?
Voit ilmoittaa huolenaiheestasi eri tavoin:
✓ Vaihtoehto 1 Ilmoita organisaatiomme sisällä omalle esihenkilöllesi tai muulle esihenkilölle.
✓ Vaihtoehto 2 Ota yhteyttä: Ilpo Toivonen, lakiasiainjohtaja (ilpo.toivonen@eezy.fi / 040 307 5003) tai Minna Gentz, henkilöstöjohtaja (minna.gentz@eezy.fi / 044 238 5076)
✓ Vaihtoehto 3 Ilmoita nimettömästi Ilmoittajansuojelu -ryhmälle Väärinkäytösilmoituspalvelun kautta osoitteessa: https://report.whistleb.com/eezyext
Kannustamme kaikkia epäilyksistään ilmoittavia kertomaan henkilöllisyytensä avoimesti. Kaikki saadut ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti. Jos kuitenkin haluat pysyä nimettömänä, voit tehdä nimettömän ilmoituksen Väärinkäytös – kanavan kautta, jota hallinnoi, WhistleB (ulkopuolinen palveluntarjoaja). Kaikki sen kautta lähetetyt viestit salataan. WhistleB turvaa ilmoituksen lähettäneen henkilön nimettömyyden poistamalla kaikki metatiedot, kuten IP-osoitteet. Ilmoituksen lähettänyt henkilö pysyy nimettömänä myös jatkokeskustelussa ilmoituksen käsittelijöiden kanssa.
4. Epäiltyjen väärinkäytösten selvitysprosessi
Ilmoittajansuojelu -ryhmä
Eezy on nimennyt Väärinkäyttö – ilmoitusten perusteella vireille tulevien väärinkäyttöepäilyjen selvittämiseen oman Ilmoittajansuojelu – ryhmän. WhistleB – kanavan kautta tehtyjä ilmoituksia voivat käsitellä vain nimetyt Eezyn Ilmoittajansuojelu -ryhmän jäsenet. Heidän toimintansa epäilyn selvittämisessä tallennetaan järjestelmänlokiin, jotta toiminnan oikeellisuus voidaan tarvittaessa selvittää jälkikäteen. Ilmoitetun väärinkäyttöepäilyn selvittämiseen liittyvä toiminta on ehdottoman luottamuksellista.
Tutkimusprosessin aikana Ilmoittajansuojelu -ryhmä voi pyytää epäilyn väärinkäytöksen selvittämiseksi tarvittaessa tietoja ja asiantuntemusta muilta henkilöiltä. He voivat käsitellä vain asian selvittämisen kannalta tarpeellisia tietoja. Heitä sitovat samat luottamuksellisuuden vaatimukset kuin Ilmoittajansuojelu – ryhmän jäseniä.
Henkilön ilmoittaessa huolenaiheestaan suoraan esimiehelle tai Ilmoittajansuojelu – ryhmälle omissa nimissään, epäilyn selvittämisessä noudatetaan näitä ohjeita.
Ilmoituksen vastaanottaminen
Ilmoituksen saatuaan Ilmoittajansuojelu -ryhmä päättää sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Asiaa lähdetään selvittämään, täkäli ilmoitus kuuluu Ilmoittajansuojelulain ja whistleblowing – direktiivin mukaisesti suojeltaviin asioihin Katso enemmän alta kohdasta Tutkimus.
Ilmoittajansuojelu – ryhmä voi hylätä ilmoituksen, jos:
✓ väitetty väärinkäytös ei kuulu näiden ohjeiden mukaisesti ilmoitettaviin asioihin
✓ ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on tehty kiusaamistarkoituksessa
✓ saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta lisätutkimus olisi mahdollinen
✓ ilmoituksessa esitetty asia on jo ratkaistu
Ilmoittajansuojelu -ryhmä siirtää asian muulaisen selvittämisen oikealle taholle, jos ilmoitus sisältää asioita, jotka eivät ole Ilmoittajansuojelulaissa tai whistleblowing -direktiivissä suojeltavia asioita, mutta niiden selvittäminen arvioidaan asian laatu ja laajuus huomioiden muuten tärkeäksi.
Ilmoittajansuojelu -ryhmä antaa ilmoittajalle vastauksen epäillyn Väärinkäytöksen selvittämisen lopputuloksesta kolmen (tai enintään kuuden) kuukauden sisällä ilmoituksen saapumispäivästä. Vastauksessa on selostettu mihin jatkotoimiin ilmoitus on johtanut tai millä perusteilla ilmoituksen käsittely on lopetettu.
Ilmoitukseen ei saa liittää muita henkilöitä koskevia arkaluonteisia tietoja, elleivät ne ole tarpeen huolenaiheen kuvailemisen kannalta.
Epäillyn väärinkäytöksen selvittäminen
Eezy suhtautuu kaikkiin väärinkäyttöilmoituksiin vakavasti. Asian selvittämisessä noudatetaan alla selostettuja periaatteita:
✓ Kukaan Ilmoittajansuojelu -ryhmän jäsen tai muu tutkimusprosessiin osallistuva henkilö ei pyri tunnistamaan ilmoituksen tekijää millään tavalla.
✓ Ilmoittajansuojelu – ryhmä voi esittää ilmoittajalle tarvittaessa jatkokysymyksiä tai pyytää muita asian selvittämisen kannalta tärkeitä lisätietoja anonyymisti ilmoituskanavan kautta.
✓ Ilmoituksen tutkimukseen ei osallistu henkilö, jota epäily koskee suoraan tai jolla on muita yhteyksiä selvitettävään asiaan. Nämä henkilöt ovat automaattisesti esteellisiä kyseessä olevassa asiassa.
✓ Ilmoittajansuojelu -ryhmä määrittelee, tutkitaanko tehty ilmoitus ja miten.
✓ Kaikki Väärinkäyttöilmoitukset käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti.
Väärinkäyttö – ilmoittajan suojelu
Lähtökohtaisesti ilmoittajaa suojaa aina täydellinen anonymiteetti, täkäli ilmoitusta ei ole tehty omalla nimellä tai muutoin asiayhteyden kautta tunnistettavalla tavalla. Eezy suojaa sekä anonyymisti että omalla nimellä Väärinkäyttö -ilmoituksen tehnyttä henkilöä kaikilta välittömiltä tai välillisiltä vasta- ja kostotoimenpiteiltä.
Ilmoittajan suoja koskee henkilöitä, jotka ovat tehneet ilmoituksen Eezyn tai sen palveluksessa olevan henkilön mahdollisesta Ilmoittajansuojelulain mukaisesta väärinkäytöksestä vilpittömässä mielessä. Tämänmukaisesti ilmoittaja, joka esittää perustellun epäilyn väärinkäytösestä, ei ole vaarassa menettää työtään eikä kärsi muita suoria tai välillisiä seurauksia ilmoituksensa johdosta. Suojan saamisen edellytys ei ole väärinkäytöksen olemassaolo. Suojaa saa, kunhan ilmoitus on tehty uskoen aidosti mahdollisen väärinkäytöksen olemassaoloon.
Omalla nimellä tai muuten tunnistettavasti ilmoituksen tehneelle henkilölle selostetaan tutkimuksen lopputulos vastaavalla tavalla kuin nimettömänä ilmoituksen tehneelle henkilölle. Raporttia annettaessa huomioidaan kuitenkin kolmansien henkilöiden yksityisyyden suojan tarve, tietosuojan asettamat vaatimukset sekä muut luottamuksellisuuteen liittyvät seikat.
Ilmoittajan henkilöllisyys voi paljastua, mikäli havaittu väärinkäytös johtaa rikosprosessiin tai muuhun oikeudenkäyntiin.
Henkilötietojen käsittely
Ilmoittajansuojelu -palvelu saattaa kerätä henkilötietoja ilmoituksessa määritetystä henkilöstä, ilmoituksen lähettävästä henkilöstä (jos ilmoitusta ei lähetetä nimettömästi) ja mahdollisista kolmansista osapuolista liittyen epäiltyjä väärinkäytöksen tutkimiseen.
Henkilötietojen käsittelystä on laadittu erillinen tietosuojaseloste, joka on luettavissa täältä: https://eezy.fi/tietosuojaselosteet/ .
5. Toiminnan oikeusperusteet
Eezyn väärinkäytösten ilmoittamisessa ja selvittämisessä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Suomen henkilötietojen käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä. Lisäksi noudatamme sekä EU:n ilmoittajien suojelua koskevaa direktiiviä (Whistleblowing) että Suomen kansallista lainsäädäntöä.
