Työntekijöiden tilaaminen ei ole koskaan ennen ollut näin helppoa

Eezyllä, ja sen myötä asiakkaiden työpöytien äärellä, eletään historiallisia hetkiä. Täysin uudella tavalla suunniteltu ja digitalisoitu työnkulku sekä siihen liittyvät sovellukset tulevat ensimmäistä kertaa laajempaan käyttöön marraskuussa 2024. Järjestelmä nopeuttaa tilaamista ja työvuorojen täyttämistä, vähentää muistinvaraista silpputyötä ja auttaa keskittymään olennaiseen – ihmisiin. 

Harva suomalainen yritys on lähtenyt digitalisoimaan koko toimintaketjuaan vastaavalla tavalla.

Kahden vuoden ajan työstetty järjestelmä hyödyntää digitalisaation ja tekoälyn parhaita paloja. Tilaajat käyttävät omaa sovellustaan, työntekijät omaansa, ja Eezyn asiantuntijoilla on oma käyttöliittymänsä. Kaikki osaset toimivat taustalla saumattomasti yhteen.

”On tyypillistä, että sovelluksia luodaan asiakas- tai työntekijärajapintaan. Meillä ajatuksena on, että pyritään digitalisoimaan koko liiketoimintaprosessi. Halusimme lähteä miettimään, miten perinteisesti manuaalista tekemistä voisi tehdä digitaalisin keinoin ja viedä näin liiketoimintaamme eteenpäin”, kertoo Eezyn digijohtaja Päivi Salo.

Ensin muotoiltiin toimintamalli ja sen jälkeen suunniteltiin sille sopiva järjestelmäkokonaisuus. Mukana suunnittelutyössä ja testaamisessa on ollut niin Eezyn asiantuntijoita, asiakkaita eri toimialoilta kuin työntekijöitäkin. Koeponnistusta on tehty pienemmissä erissä, jolloin mahdolliset lapsenvaivat on saatu esille ja korjattua.

”Teknologia on täysin omissa käsissämme, mitä monella ei ole. Uskon, että tämä muodostaa meille merkittävän kilpailuedun”, Salo iloitsee pitkän kehitys- ja testausrupeaman jälkeen.

Mielenrauha ja inhimilliset kohtaamiset keskiöön

Eezyn toimeksiannoista jopa neljäsosa on nopeatahtista tarpeiden täyttämistä saman vuorokauden sisällä.

Asiakkaidemme arki on hektistä, etenkin ravintolaliiketoiminnassa ja kaupan alalla. Aamuvuorolaisen sairastuttua myöhään illalla, on tilaaja saattanut joutua odottelemaan vastausta sähköpostiin, ja mahdollisesti aamuun saakka vuorolle tuuraajaa. Mullistavaa on se, että nyt työntekijähaun pääsee tekemään Eezyn sovelluksesta itse. Olemme hereillä 24/7”, Salo kuvailee.  

Vuoroa tarjotaan sopivilla profiileilla oleville ja Eezyn HR-asiantuntijoiden haastattelemille tekijöille tekoälyalgoritmin avulla.

Toimialakohtaiset siilot on poistettu. Kun sopiva tekijä kuittaa vuoron itselleen, saa tilaaja siitä saman tien tiedon omaan sovellukseensa. Näin ei tarvitse enää murehtia yön yli, miten työt rullaavat seuraavana päivänä.

”Olemme panostaneet siihen, että tilaaminen on helppoa. Asiakkaille syntyy yhteistyössä tiimimme kanssa tilauspohjia, jolloin tilaaminen on mahdollista parilla painalluksella. Tähtäämme siihen, että jo tilaukselta lähtee tiedot oikein, jolloin loppuvaiheessa säästetään aikaa tietojen haulta ja tarkistamiselta”, kertoo Salo.

Sovelluksessa hoituvat kaikki osaset myös laskutuksesta tuntikirjauksiin ja niiden hyväksyntään sekä palkkakuitteihin. Se toimii yhteydenpitokanavana niin Eezyn kuin työntekijöidenkin suuntaan ja tarjoaa erilaisia raportteja.

”Tavoitteena on se, että kaikki pyörii sovelluksen kautta. Jos vaikkapa tarvittaisiin kolmeksi kuukaudeksi työntekijää rakennukselle, sieltä näkee, miten rekrytointiprosessi etenee. Sovelluksen kautta saa sovittua haastattelut asiantuntijoidemme suosittelemien tekijöiden kanssa.”

Salon mukaan työntekijöiltä on tullut kiitosta muun muassa selkeydestä palkan muodostumisen osalta.

Pyrimme saamaan prosessin eri vaiheet läpinäkyväksi eri toimijoille. Palautteiden perusteella näyttää, että olemme oikealla tiellä.”

Eezyn HR-asiantuntijat taas saavat enemmän aikaa sopivien työntekijäehdokkaiden haastatteluun, kun manuaalinen työ vähenee. Kaikki pääsevät keskittymään siihen, mikä on olennaista.

Tarpeiden ennustamista laadukkaan datan avulla

Järjestelmän kehitystyö ei ole laajemman lanseerauksen jälkeen suinkaan taputeltu. Käyttäjiä kaikilla osa-alueilla kuunnellaan herkällä korvalla ja sovelluksia kehitetään tarpeen mukaan. Erilaisten raporttien tuottamista ja ennusteiden tekemistä kehitetään.

Tulevaisuuden näkökulmasta Eezyn digijohtaja Päivi Salo näkeekin oleelliseksi asiaksi laadukkaan datan, jota järjestelmä alkaa tuottaa.

Järjestelmä ohjaa käyttäjiä täyttämään kaikki tarvittavat tiedot huolellisesti sisään, joten pystymme näin hyödyntämään dataa entistä paremmin.”

Tietoa kertyy käyttäjistä, vuorojen avautumisesta ja täyttymisestä eri alueilla ja ajankohtina sekä monesta muusta toiminnosta prosessin varrelta. Tämä johtaa siihen, että työvoimatarpeita pystytään ennustamaan entistä paremmin ja toimintaa ohjaamaan yhä enemmän datan perusteella.

”Mennään ennustavampaan suuntaan peräpeiliin katsomisen sijaan. Sen lisäksi että helpotamme päivittäistä ruljanssia, voimme tarjota myös pidempiaikaista näkymää ja mielenrau