EEZY Henkilöstöpalvelut Oy – Työnhakija-asiakkaiden tietosuojaseloste

Päivitetty 11.2.2022

På svenska

1 Rekisterinpitäjä

Eezy Henkilöstöpalvelut Oy (jäljempänä ”EEZY”)
y-tunnus: 2632054-7
Satakunnankatu 24 A, 33210 Tampere
+358 3 31229200
Sähköposti: tietosuoja@eezy.fi

2 Tietosuojaselosteen kuvaus

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee työnhakija-asiakkaiden henkilötietoja.

3 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietojen kategorioita:

Henkilön perustiedot, esimerkiksi etu- ja sukunimet, yhteystiedot ja kansalaisuus.

Koulutustiedot, esimerkiksi tutkinnot, erityistaidot, osaamiset, kielitaito ym.

Työkokemus, esimerkiksi tiedot, kuten työlupa, työhistoria ja suosittelijat.

Työnhakuun ja työllistymiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi työnhaun tilanne, toiveet työpaikkaan liittyen, mahdolliset henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot, valokuva ja käytettävyystiedot, sekä mahdolliseen turvallisuusselvitykseen tarvittavat tiedot, että mahdolliset työnhakuun liittyvät kiinnostuksen kohteet.

Muut työnhakuasiakkuuden hoitamiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi ajokorttitiedot, julkishallinnon palvelutuotantoon liittyvät tiedot, toiminnan kehittämiseen liittyvät asiakaskokemuskyselyiden vastaukset, mahdollinen nimimerkki EEZY:n verkkopalveluun (kuten keskustelufoorumille tai live chat palveluun), viestintälupaa koskevat tiedot ja lisäpalvelujen tarjontaan liittyvät tiedot.

Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.

4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Työnhakijaa koskevat henkilötiedot kerätään ja päivitetään ensisijaisesti työnhakijalta itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää esim. eezy.fi -työnhakulomake, asiointipalvelun CV-profiili, asiakaskokemuskyselyt ja muut palautelomakkeet. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muualta, kuten rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, työnhakua tukevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä tai viranomaisilta (esim. Fonecta).

Työnhakijan henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ilman rekisteröidyn suostumusta lainsäädännön sallimissa tilanteissa.

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin työsopimuksen täytäntöön paneminen ja työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen työnhakijan pyynnöstä.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän työnhakijaviestinnän toteuttamiseksi. Viestintää voidaan kohdistaa työnhakijoihin esimerkiksi sähköisesti, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tiedottaa työnhakijoita rekisterinpitäjän ajankohtaisista asioista sekä tarjota työnhakijoille työnhakuun, työelämään ja erilaisiin työtehtäviin liittyviä etuja ja tietoa. Työnhakijalla on oikeus kieltäytyä työnhakijaviestinnän vastaanottamisesta itselleen parhaiten sopivammalla tavalla:

• klikkaamalla asiakasviestissä/uutiskirjeessä olevaa lähettämisen kieltolinkkiä
• tai olemalla yhteydessä omaan EEZY-yhteyshenkilöönsä
• tai hyödyntämällä asiointipalvelun CV-profiililta löytyvää kielto-oikeutta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on työnhakuprosessin hoitamisen muodostama oikeutettu etu ja siihen liittyvän sopimuksen täytäntöönpano.

6 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Työnhakijan suostumuksella voidaan työnhaun kannalta tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa sellaiselle työnantaja-asiakkaalle, jonka toimeksiantoon työnhakija on ehdolla. Lisäksi työnhakijan tietoja voidaan luovuttaa EEZY konsernin yrityksille työllistämistä edistäviin tarkoituksiin.

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisteröidyn yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

Lisäksi työnhakijan henkilötietoja voidaan rekisteröidyn suostumuksella luovuttaa Eezy konsernin yrityksille työllistämistä edistäviin tarkoituksiin.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

7 Henkilötietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän sisäisen verkon käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.

8 Henkilötietojen säilytysaika

Työnhakijan henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään yhden vuoden ajan työnhaku- tai rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Yhden vuoden säilytysaika perustuu työhönottotilanteessa soveltuviin kanneaikoihin, kuten naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetun lain mukaiseen kanneaikaan.

9 Työnhakijan oikeudet

Työnhakijalla on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

1. Työnhakijalla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista.
2. Työnhakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Työnhakijan pyyntö poistaa henkilötiedot rekisterinpitäjän järjestelmästä kesken työnhakuprosessin tarkoittaa samalla työnhakuprosessin keskeyttämistä kyseisen työnhakijan kohdalla.
3. Työnhakijalla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
4. Työnhakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
5. Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos työnhakija katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

Yllä mainittujen kohtien 1-3 oikeuksien toteuttaminen onnistuu työnhakijan henkilökohtaisten tunnusten avulla eezy.fi -asiointipalvelussa, jonne kirjautumalla on omien tietojen katselu, muokkaaminen, siirtäminen ja poistaminen mahdollista. Mikäli teknisestä virheestä tai jostakin muusta syystä yllä kerrotut toimet eivät ole mahdollisia, niin henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti EEZY:n toimesta.

Vaihtoehtoisesti työnhakija voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

10 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan osoitteessa https://www.eezy.fi/tietosuoja-ja-kayttoehdot. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee työnhakijoita tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.

Dataskyddsbeskrivning för arbetssökande kunder

Uppdaterad 11.2.2022

1 Personuppgiftsansvarig

Eezy Henkilöstöpalvelut Oy (nedan ”Eezy”)
FO-nummer 2632054-7
Satakunnankatu 24 A, 33210 Tammerfors
+358 3 31229200
E-post: tietosuoja@eezy.fi

2 Beskrivning av dataskyddsbeskrivningen

Denna dataskyddsbeskrivning som följer 13 och 14 artikel i den allmänna dataskyddsförordningen (679/2016/EU) och dataskyddslagen (1050/2018) berättar om hur den personuppgiftsansvarige behandlar arbetssökande kunders personuppgifter.

3 Personuppgifter som behandlas

Följande kategorier av personuppgifter insamlas och behandlas om de registrerade:

Grunduppgifter om personen, till exempel för- och efternamn, kontaktuppgifter och medborgarskap.

Utbildningsuppgifter, till exempel examina, specialkunskaper, kompetens, språkfärdigheter osv.

Arbetserfarenhet, till exempel uppgifter såsom arbetstillstånd, arbetshistoria och referenser.

Uppgifter som gäller jobbsökning och sysselsättning, till exempel jobbsökningssituationen, önskemål gällande arbetet, eventuella uppgifter som gäller person- och lämplighetsbedömningar, foto och tillgänglighetsuppgifter, uppgifter som behövs för eventuell säkerhetsutredning och eventuella intressen som gäller arbetssökning.

Andra uppgifter som gäller kundrelationen som arbetssökande, till exempel körkortsuppgifter, uppgifter som gäller den offentliga förvaltningens serviceproduktion, svar från kundupplevelseenkäter som gäller utveckling av verksamheten, eventuellt skärmnamn till EEZYs nättjänst (såsom ett diskussionsforum eller live chatt-tjänsten ), uppgifter som gäller kommunikationstillstånd och uppgifter som gäller utbudet av tilläggstjänster.

Uppgifter om ändring av den registrerades ovan specificerade personuppgiftskategorier.

4 Normala källor för personuppgifter

Personuppgifter som gäller en arbetssökande insamlas och uppdateras i första hand från arbetssökanden själv, olika tjänster som den registrerade använder, till exempel eezy.fi-jobbsökningsblanketten, CV-profilen i ärendetjänsten, kundupplevelseenkäten och andra responsblanketter. Med arbetssökandens samtycke kan personuppgifter även insamlas och uppdateras från andra källor, såsom den personuppgiftsansvariges samarbetspartner, företag som tillhandahåller tjänster som stöder jobbsökning eller myndigheter (till exempel Fonecta).

Personuppgifter om arbetssökande kan även insamlas och uppdateras utan den registrerades samtycke i situationer som lagstiftningen tillåter.

5 Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Den personuppgiftsansvarige behandlas arbetssökandens personuppgifter för att sköta rekryteringsprocessen och ärenden i anknytning till den. Då utgör tillämpning av arbetsavtalet och genomförandet av åtgärder före ingående av arbetsavtal på arbetssökandens begäran den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter.

Dessutom behandlas personuppgifter för att genomföra den personuppgiftsansvariges kommunikation med arbetssökande. Kommunikation kan riktas till arbetssökande till exempel elektroniskt, såsom med nyhetsbrev som sänds per e-post. Då utgår behandlingen av personuppgifter från den personuppgiftsansvariges berättigade intresse att informera arbetssökande om den personuppgiftsansvariges aktuella ärenden samt att erbjuda arbetssökande förmåner och information som gäller jobbsökning, arbetslivet och olika slags arbetsuppgifter. Arbetssökanden har rätt att vägra att ta emot arbetssökandekommunikation på det sätt som bäst passar honom eller henne:

• genom att klicka på förbudslänken i kundmeddelandet/nyhetsbrevet
• eller genom att kontakta sin egen EEZY-kontaktperson
• eller genom att utnyttja rätten att vägra ta emot kommunikation i ärendetjänstens CV-profil.

Det berättigade intresse som uppstår på grund av skötsel av jobbsökningsprocessen och verkställande av avtal i anknytning till den utgör den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter.

6 Utlämnanden och överföringar av personuppgifter

Med arbetssökandens samtycke kan personuppgifter som är nödvändiga med tanke på jobbsökning utlämnas till en sådan arbetsgivarkund, för vars uppdrag arbetssökanden är kandidat. Dessutom kan en arbetssökandes uppgifter utlämnas till EEZY-koncernens företag i syften som främjar sysselsättning.

Dessutom kan personuppgifter utlämnas till den registrerades sådana samarbetspartner som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning och enligt den personuppgiftsansvariges anvisningar. Då har den personuppgiftsansvariges samarbetspartner ingen rätt att behandla personuppgifter för sin egen räkning.

Dessutom kan en arbetssökandes personuppgifter med den registrerades samtycke utlämnas till Eezy-koncernens företag i syften som främjar sysselsättning.

Uppgifter överförs i regel inte utanför Europeiska unionens medlemsstaters område eller utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om det inte är nödvändigt för syftena med behandlingen av personuppgifter eller det tekniska genomförandet av behandlingen av uppgifter, varvid kraven i dataskyddsförordningen följs vid överföringen av uppgifter.

7 Skydd av personuppgifter

Den personuppgiftsansvarige har tillgång till ändamålsenliga tekniska och administrativa dataskyddsåtgärder för att säkerställa skyddet av personuppgifter. Personuppgifter lagras både i elektroniska databaser och material som upprätthålls manuellt. Databaser som behandlas elektroniskt är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel som är allmänt godkända inom dataskyddsområdet. Material som upprätthålls och behandlas manuellt ligger i utrymmen dit obehöriga inte äger tillträde.

Endast de separat definierade och specificerade personer, vars uppgifter förutsätter behandling av personuppgifter som lagrats i registret, har tillträde till personuppgifterna. Dessa personer har tillträde till systemet med personliga inloggningsuppgifter till den personuppgiftsansvariges interna nät, och alla har ingått ett särskilt användarnamn- och sekretessavtal om användningen och avslöjandet av inloggningsuppgifter.

8 Tid för lagring av personuppgifter

Arbetssökandens personuppgifter lagras endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de syften som definieras i denna dataskyddsbeskrivning, emellertid i högst ett år efter att jobbsöknings- eller rekryteringsprocessen har upphört. Lagringstiden på ett år utgår från tider för väckande av talan som tillämpas på anställningssituationer, såsom tiden för väckande av talan enligt lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män.

9 Arbetssökandens rättigheter

Som registrerad har arbetssökanden följande rättigheter som tryggas av dataskyddslagstiftningen:

1. Arbetssökanden har rätt att av den personuppgiftsansvarige begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter som rör den registrerade.
2. Arbetssökanden har rätt att begära radering av personuppgifter inom ramen för och enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Arbetssökandens begäran om radering av personuppgifter från den personuppgiftsansvariges system mitt i en jobbsökningsprocess innebär samtidigt att arbetssökningsprocessen avbryts för arbetssökanden i fråga.
3. Arbetssökanden har rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat, dvs. att få personuppgifter om sig själv i ett strukturerat och allmänt använt format, och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig inom ramen för och enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.
4. Arbetssökanden har rätt att begära begränsning av samt invända mot behandling av personuppgifter inom ramen för och enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.
5. Arbetssökanden har rätt att hos den nationella dataskyddsmyndigheten (i Finland dataskyddsombudet) eller en annan dataskyddsmyndighet i Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet lämna in ett klagomål, om arbetstagaren anser att de lagstadgade rättigheter som gäller behandlingen av hans eller hens personuppgifter har kränkts.

Tillämpning av ovan nämnda rättigheter i punkterna 1–3 lyckas med hjälp av personliga inloggningsuppgifter i ärendetjänsten eezy.fi, där det är möjligt att genom inloggning se, ändra, spara och överföra egna uppgifter. Om ovan nämnda åtgärder inte är möjliga på grund av ett tekniskt fel eller någon annan orsak, ska begäran om rättelse av personuppgifter specificeras så att det är enkelt för EEZY att observera och rätta ett fel i personuppgifterna.

Alternativt kan arbetssökanden sända begäranden som gäller utövandet av sina ovan nämnda rättigheter till den kontaktperson som svarar för dataskyddsärenden.

10 Ändring av dataskyddsbeskrivningen

Den personuppgiftsansvarige utvecklar ständigt sin affärsverksamhet och förbehåller sig därför rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning genom att meddela detta i sina tjänster och på sin webbplats på adressen https://www.eezy.fi/se/tietosuoja-ja-kayttoehdot. Ändringarna kan utgå från en ändring av lagstiftningen. Den personuppgiftsansvarige rekommenderar att arbetssökande regelbundet och emellanåt på nytt läser dataskyddsbeskrivningens innehåll.